Per scrivere bene, velocemente e in modo creativo, un copywriter ha bisogno di:
- Dosi industriali di caffè.
- Un taccuino dove appuntare le idee, quelle che – chissà perché! – non si accendono mai quando è in agenzia.
- Una giornata di 72 ore. Senza contare le pause caffè.
Scommettiamo che sono cose di cui hai bisogno anche tu, soprattutto sei stai frequentando Copy42 e devi sopravvivere alle esercitazioni e alle loro scadenze. Hai voluto tastiera e quaderno? Adesso scrivi! Ma prima leggi questo blog post: qui trovi 5 consigli che ti aiuteranno a ottimizzare il tempo.
1. Organizza il lavoro con Asana
La parola d’ordine è organizzazione. Sarà anche vero che i geni vivono nel caos, ma anche i geni devono rispettare le consegne. Uno strumento utilissimo, di cui ti parlerà anche la nostra Anna Di Gennaro a Copy42 WEB, è Asana, un software gratuito di project management che ti aiuta a organizzare il lavoro. Anna è così innamorata di questo strumento che ha pubblicato sul blog Pennamontata un articolo in cui spiega tutte le funzionalità di Asana. Ma c’è un ma: Asana non fa miracoli se non organizzi il tuo lavoro con criterio. Quindi:
- Usa Asana solo per lavoro. Non appuntarti le visite dal dentista.
- Organizza la tua giornata lavorativa il giorno prima, non la mattina stessa.
- Considera le pause. Non riempire la tua giornata dalle 9:00 alle 18:00. Ricordati la pausa pranzo e le pause caffè.
- Ritaglia sempre un po’ di tempo per l’eventuale lavoro urgente dell’ultimo momento, quello “da consegnare ieri”. E se l’imprevisto non arriva (speriamo!), sfrutta quel tempo per anticipare il lavoro.
Quando comincerai a usare Asana, scoprirai che nulla dà più soddisfazione di spuntare un impegno.
2. Ottimizzazione del lavoro: è questione di priorità
Quando si hanno diversi progetti da portare avanti, la cosa più difficile da fare è capire cosa è prioritario e cosa non lo è. Ti vediamo lì a inveire contro il monitor: “Ma è tutto urgente!”. Sì, magari davvero non c’è nulla che puoi rimandare, ma da qualche parte dovrai pur cominciare. Da dove? Dalle attività simili. Ci spieghiamo meglio: mettiamo che tu debba scrivere due articoli per il blog del cliente A, lavorare sul naming del cliente B e fare editing sul company profile del cliente C. Quello che non devi fare è:
- Fare editing sul company profile del cliente C.
- Lavorare sul naming del cliente B.
- Scrivere il primo articolo per il cliente A.
- Fare editing sul company profile del cliente C.
- Scrivere il secondo articolo per il cliente A.
Saltare da un’attività all’altra ti fa perdere la concentrazione. Il nostro consiglio è di partire dalle attività simili, che ti portano via meno tempo, e dedicarti poi a quelle più impegnative.
Ecco come va organizzata questa giornata lavorativa: fai editing sul company profile del cliente C; prosegui con il naming del cliente B; scrivi i due articoli per il cliente A.
In casi come questo, quando devi scrivere due articoli per lo stesso cliente, ti conviene scriverli uno dopo l’altro. Perché? Quando fai ricerca SEO puoi trovare keyword utili per entrambi gli articoli. Senza contare che ti immergi nel tono di voce dell’azienda una volta sola.
3. Strumenti che ti aiutano a concentrarti
Ammettilo: le notifiche dei social sono una tentazione. Ti imponi di non curiosare e continuare a scrivere, ma il pensiero è sempre lì. Le notifiche non sono solo una tentazione, sono una distrazione bella e buona. E sono anche una gran perdita di tempo. Una ricerca dell’Università della California, infatti, ha scoperto che ogni volta che ci distraiamo impieghiamo diversi minuti per concentrarci di nuovo sul lavoro che stavamo svolgendo. Nessuna mezza misura: a meno che tu non sia un social media manager, le notifiche vanno disattivate. Prova Freedom, l’applicazione che blocca le notifiche sul cellulare e sul computer.
Ora siete solo voi due: tu e il foglio bianco di Word.
Se non riesci ancora a concentrarti, le spiegazioni sono due: o c’è troppo silenzio intorno a te o c’è troppo rumore. In entrambi i casi la soluzione è focus@will, un sito che ti offre una playlist personalizzata per restare concentrato sul lavoro.
E ora è il suo turno, quello della famosa tecnica del pomodoro. No, niente timer da cucina: anche la tecnica del pomodoro diventa digitale con il TomatoTimer. Per chi non la conoscesse, funziona così:
- lavori per 25 minuti di fila;
- fai 5 minuti di pausa;
- lavori di nuovo per 25 minuti filati;
- ogni 4 “pomodori” ti concedi una pausa di 10 minuti.
Forza! Il conto alla rovescia è già iniziato.
4. Multitasking non è sinonimo di produttività
Email, telefonate, la collega che ti chiede se puoi aiutarla, notifiche Facebook… Tantissime volte facciamo almeno 2 cose nello stesso momento e questo ci fa credere di essere super efficienti. L’American Psychological Association ci dice l’esatto opposto: fare più cose contemporaneamente riduce la nostra produttività del 40%.
Il consiglio è creare delle finestre temporali per le attività che interrompono il tuo flusso di lavoro. Ad esempio, rispondi alle email dalle 11:00 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 16:00. Fissa la telefonata con il cliente prima o dopo la finestra email; stessa cosa per la riunione. Quando scrivi, nessuna distrazione.
5. Gratificati e torna a lavoro più concentrato
Non siamo robot. Lavorare 8 ore filate al giorno non ci rende più produttivi. Ci rende solo più stanchi e inclini a commettere errori. Durante la giornata lavorativa devi fare delle pause. E per pause non intendiamo controllare le notifiche social o telefonare al dentista per rimandare l’appuntamento. Quando diciamo pause intendiamo proprio pause, ossia frangenti di tempo senza doveri.
E ora fila a lavorare o a finire l’esercitazione per Copy42: non hai più scuse per non consegnarla in tempo.
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